Personuppgiftspolicy - Brf Gökungen 6

Behandling av personuppgifter

Brf Gökungen 6, organisationsnummer 716420-0557, samlar in och behandlar personuppgifter om dig som medlem, hyresgäst eller leverantör. Vår hantering av dina personuppgifter sker utifrån bestämmelserna i gällande lag angående hantering av personuppgifter.
Information nedan anger vilka uppgifter vi kan komma att behandla om dig, men det innebär inte att vi nödvändigtvis vid varje given tidpunkt behandlar alla dessa uppgifter. Vårt mål med denna policy är att på ett tydligt sätt beskriva hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar din information.

Personuppgiftsansvarig

Bostadsrättsföreningen är personuppgiftsansvarig enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) för den behandling av personuppgifter som sker i relationen med dig som är:

• Medlem i föreningen
• Hyresgäst eller hyresgäst i andra hand
• Kontaktperson hos någon av våra leverantörer
• Anhörig till medlem

Bostadsrättsföreningen ansvarar även för behandlingen av personuppgifter som sker på bostadsrättsföreningens hemsida.

Vilka personuppgifter behandlas
Vi samlar in och behandlar personuppgifter om dig som medlem. Bostadsrättsföreningen har att upprätthålla och hantera lägenhets- och medlemsregister enligt lag. De personuppgifter vi samlar in är de som krävs enligt lag och behövs för att fullfölja ändamålet med bostadsrättsföreningens stadgar. De personuppgifter vi samlar in är:

• Kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress, telefonnummer och e-post)
• Identifikationsuppgifter (t.ex. namn, födelsedatum eller personnummer)
• Uppgifter om medlemskap i bostadsrättsföreningen (t.ex. medlemskap, andelstal och lägenhetsnummer)
• Finansiella uppgifter (t.ex. uppgifter om ägande, skulder, arvoden, betalda eller obetalda avgifter och kreditupplysningar)
• Uppgifter om vanor (t.ex. uppgifter i passersystem och kameraövervakning) kan komma att insamlas om sådana system installeras

Förutom ovanstående kan följande personuppgifter behandlas om medlem

• Uppgifter om anmälan till föreningens evenemang och aktiviteter
• Uppgifter om namn i det fall medlem inför inlägg på föreningens hemsida
• Uppgifter om namn och lägenhetsnummer om medlem har garageplats, cykelplats eller önskar stå på kölistor för dessa
• Uppgifter om namn och lägenhetsnummer i ärenden gällande tillstånd för ombyggnad i lägenhet eller annat ärende gällande medlem eller lägenhet där det är av vikt att dokumentera ärendet
• Uppgifter om namn och lägenhetsnummer i närvarolista gällande stämmoprotokoll.
• Uppgifter om namn och lägenhetsnummer gällande kvittering av nycklar/blippar till fastigheten.
• Uppgifter om namn och lägenhetsnummer på lista vid tvättstuga och trapphus.
• Uppgifter om namn på anslagstavla i entré.

Vi samlar in och behandlar personuppgifter om dig som hyresgäst eller andrahandshyresgäst. De personuppgifter vi samlar in är:

• Kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress, telefonnummer och e-post)
• Identifikationsuppgifter (t.ex. namn, födelsedatum eller personnummer)
• Finansiella uppgifter (t.ex. uppgifter om betalda eller obetalda hyror och kreditupplysningar)
• Uppgifter om vanor (t.ex. uppgifter i passersystem och kameraövervakning) i det fall sådana system installerats
• Uppgifter om namn och lägenhetsnummer gällande kvittering av nycklar/blippar till fastigheten.

Vi samlar in och behandlar personuppgifter om dig som kontaktperson för någon av våra leverantörer. De personuppgifter vi samlar in är:

• Kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress, telefonnummer och e-post)
• Identifikationsuppgifter (t.ex. namn, födelsedatum eller personnummer) i de fall fullmakt utfärdas
• Uppgifter om namn vid kvittering av nycklar/blippar till fastigheten.

Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

De huvudsakliga ändamålen med bostadsrättsföreningens behandling av personuppgifter är att uppfylla de krav som bostadsrättsföreningen har för att driva sin verksamhet.

För dig som är medlem innebär det att vi hanterar dina personuppgifter för att sköta bostadsrättsföreningens medlems- och lägenhetsregister. Vi hanterar dina personuppgifter för att sköta avisering, ut- och inbetalningar samt bokföring. Vi hanterar även dina personuppgifter för att kunna kontakta dig i sådana ärenden som berör dig som boende i bostadsrättsföreningen. Som medlem, har du tillgång till hemsida där du även kan se kontaktuppgifter för övriga medlemmar för att kunna ha en naturlig grannkontakt/grannsamverkan. Du förbinder dig att inte sprida dessa uppgifter till obehöriga.

För dig som hyresgäst hanterar vi dina personuppgifter för att fullfölja våra förpliktelser enligt hyresförhållande samt vid behov enligt vår etablerade grannsamverkan.

För dig som hyr lägenhet i andra hand hos någon av våra medlemmar hanterar vi dina personuppgifter för att dels kunna hantera samtycket till uthyrningen samt dels kunna komma i kontakt med dig i sådana frågor som rör ditt boende i bostadsrättsföreningen.

För dig som kontaktperson för någon av bostadsrättsföreningens leverantörer så hanterar vi dina personuppgifter för att upprätthålla ett leverantörsregister samt sköta samarbetet med din arbetsgivare. För den som erhåller en fullmakt från föreningen så kan föreningen behöva hantera personliga uppgifter som namn, personnummer, adress, telefonnummer om det krävs av lagliga skäl eller andra formella skäl.

Vi använder endast dina personuppgifter för det ändamål för vilket vi har samlat in dem för.

Hur länge sparas personuppgifterna

Bostadsrättsföreningen sparar personuppgifterna så länge det är nödvändigt för att uppfylla ovanstående ändamål, fullgöra bostadsrättsföreningens åtagande samt gällande lagstiftning.
Därefter kommer personuppgifterna raderas eller avidentifieras.

Har du samtyckt till att dina personuppgifter ska få hanteras tas de bort då du återkallar ditt samtycke om de inte behövs för några andra rättsliga förpliktelser.

Vilka uppgifter vi lämnar ut

Dina uppgifter visas för och hanteras av styrelseledamöterna och styrelsesuppleanterna i din bostadsrättsförening samt för vald revisor.

Då styrelsemedlem avgår ur styrelsen tillses att föreningens eventuella personuppgifter om medlemmar inte längre finns tillgängliga för den avgående styrelsemedlemmens i form av lokala datafiler, fysiska dokument eller access till nätbaserade filer information, förutom det som är tillgängligt för alla medlemmar på föreningens hemsida.

Bostadsrättsföreningen lämnar ut personuppgifter till av bostadsrättsföreningen anlitade leverantörer för att utföra behandlingen enligt ovan. Vi upprättar biträdesavtal med respektive anlitad leverantör för att säkerställa att våra personuppgifter hanteras och skyddas på ett adekvat sätt.

Dina uppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part då det finns krav på detta enligt lag eller då du har lämnat samtycke till en tredje part. Detta gäller t.ex. när en mäklare anlitas av dig för att sälja din lägenhet.

Vilka rättigheter har du som registrerad

För det fall du önskar information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, har du rätt att beställa information om de personuppgifter vi behandlar om dig genom att skicka en ansökan om detta till info@gokungen.se. Du har även rätt att kräva att felaktiga eller missvisande uppgifter om dig rättas och att användningen av dem begränsas. Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade eller överförda till andra organisationer (så kallad dataportabilitet). Du har även rätt att vända dig till Datainspektionen med klagomål på hur föreningen hanterar dina personuppgifter.

Notera att styrelseprotokoll enligt lag är konfidentiella samt behöver sparas en viss tid. Styrelsens arbetspolicy är att inte ange personuppgifter i protokoll om det inte är av vikt för ärendet. Personuppgifter om medlemmar kan i undantagsfall finnas i dessa protokoll men kommer inte att omfattas vid begäran om utlämnande/radering av personuppgifter.

Förändringar av policyn

Lydelsen i denna policy kan komma att ändras eller förtydligas vid behov, exempelvis om datainspektionen under sitt arbete med efterlevnaden av lagen utformar tydligare anvisningar om hur lagen ska tolkas. På Gökungens hemsida finns alltid den senaste och gällande versionen publicerad.